با افزایش روزافزون نقش سازمانها در پیشرفت جوامع، و تبدیل آنها به نقطه اهرمی در ایجاد تحول در حیات کشورها، توجه اندیشمندان به سازمانها و چگونگی تعالی آنها بیشتر شده است. با پیشرفت علم مدیریت و اهمیت‌یافتن نقش مدیران در رشد و تعالی سازمانی، ارتقای مدیریت سازمان، به معنی ایجاد تحولی در سازمان و به تبع آن، در جامعه خواهد بود.
دکتر محمود عجمی بنیان‌گذار شرکت طنین خرد، در نقش یک صاحب‌نظر در مشاوره مدیریت سازمانها، با قراردادن محور فعالیت خود در حوزه تفکر و رفتار انسانها، در بخش سازمانی، تلاش خود را در شناساندن رهبری و مدیریت به‌عنوان یک تفکر و فعالیت مستقل سازمانی مبتنی بر علم، و نیز در تربیت رهبران و مدیرانی کارا، معطوف نموده است. رهبران و مدیرانی توانمند که با ایجاد تحول در سازمان، آن را تبدیل به مرکزی برای رشد و تعالی انسانها و تحقق یادگیری مادام‌العمر بنمایند.
ایشان برای ایجاد تحول و تعالی در رهبری و مدیریت سازمانی، مدل مدیریتی خاصی با نام AMIF/MAMIF را ابداع نموده و از آن استفاده می‌کند که بالغ بر پانزده سال است که در سازمانهای مهم با موفقیت به‌کار گرفته شده است. گونه چهارپریودی این مدل با نام اختصاری AMIF ، با هدف خلق آرمان مشترک مدیران ارشد و تدوین برنامه استراتژیک مبتنی بر آرمان مشترک، به اجرا درمیآید. برای مدیریت استراتژیک سازمان نیز از گونه هشت‌پریودی با نام اختصاری MAMIF استفاده می‌شود. در بخشهای آینده، جزئیات این مدل به اختصار تشریح شده و برخی از دستاوردهای اجرای آن ذکر خواهد شد.
مدل AMIF/MAMIF دستاورد تحقیق دکترای آقای دکتر محمود عجمی است که طی سه سال و از سال 1377در سه نیروگاه برق در ایران، مراحل تحقیق خود را با موفقیت پشت سر نهاد. با توجه به ارزیابی مثبت شرکت مادر تخصصی توانیر از نتیجه این تحقیق، به‌تدریج برخی دیگر از شرکتهای صنعت برق نیز این مدل را در سازمان خود به اجرا درآوردند.
اولین اجرای مدل AMIF/MAMIF در خارج از صنعت برق، در شرکت پتروشیمی بندر امام، در سال 1382 آغاز شد و به دنبال آن، در برخی دیگر از شرکتهای زیرمجموعه شرکت ملی صنایع پتروشیمی ایران، این مدل اجرا گردید. مجموعه این تجارب و دستاوردها، در پانلی ویژه، در چهارمین کنفرانس بین‌المللی مدیریت، در آذرماه سال 1385تشریح شد و به عنوان یک تجربه موفق، از سوی دبیر محترم کنفرانس، آقای دکتر علی نقی مشایخی، کتباً مورد تقدیر قرار گرفت. هم اکنون نیز مدل در برخی از شرکتها و سازمانها در صنایع برق، پتروشیمی و پالایشگاهی در حال اجرا می‌باشد.
مدل AMIF/MAMIF بین مدیران ارشد سازمان و مشاور، یک تعامل دوجانبه برقرار می‌کند. روش مشاوره در این مدل، رویکرد خاصی به نام “بلدِ راه کاروان” است که مبتنی بر تئوری روش تحقیق در فرایند عمل (Action Research) بنا نهاده شده است. در این رویکرد، مشاور در کنار مدیران و با هدایت علمی و عملی، آنان را در مدیریت بر سازمان خود همراهی می‌کند. در اجرای این مدل، مدیران در یک حرکت تدریجی و مستمر، به‌صورت فردی و جمعی با دانش مدیریت در حد نیاز آشنا شده، مدلهای مفهومی و اجرایی را فرا می‌گیرند و در محیط سازمانی خود آن را به اجرا می‌گذارند. در این فرایند نسبتاً طولانی، مدیران، هم صاحب تئوری و بینش مدیریتی می‌شوند و هم مهارتهای رفتاری لازم را تمرین کرده و به آن مجهز می‌گردند و به این ترتیب، سطح مدیریت خود و سازمان را ارتقاء می‌دهند.
تاکید مدل AMIF/MAMIF بر یادگیری مبتنی بر “عمل بر اساس تئوری” است که در مدل از آن به عنوان منطق “تئوری- عمل” یاد می‌شود. این منطق تاکید دارد که، هیچ فعالیتی بدون اتکاء به یک تئوری و در چارچوب یک مدل اجرایی، آغاز نگردد و هر تئوری آموخته‌شده، با عمل مناسب، موجد رفتاری شود که به‌نوبه خود تعمیق مستمر تئوری را در پی داشته باشد.
اصل دوم مورد تاکید در مدل، اصل هم‌اندیشی(Sharing) است. در طول اجرای مدل، و به‌صورتی طبیعی، در تمامی فعالیتها، بین افراد شرکت‌کننده هم‌اندیشی می‌شود تا مدلهای ذهنی آنها همسو شده و در نتیجه زمینه لازم برای ایجاد تیم یادگیرنده، فراهم گردد. عمده‌ترین تکنیک به‌کار گرفته‌شده برای اعمال اصل هم‌اندیشی دایالوگ است که در تمامی مراحل اجرای مدل، بین افراد برقرار و هرگونه تصمیم‌گیری از طریق دایالوگ بین مدیران اتخاذ می‌شود. به‌عبارتی دیگر دایالوگ بخش تفکیک‌ناپذیر اجرای مدل است.
مدل AMIF/MAMIF از سه تئوری زیربنایی سرچشمه می‌گیرد: تئوری مدیریت علمی مبتنی بر پنج وظیفه، تئوری سازمانهای یادگیرنده و تئوری مشاوره ظرفیت‌ساز مبتنی بر روش تحقیق در فرایند عمل (Action Research).
مدل AMIF در سطح مدیران ارشد یک سازمان به اجرا درمیآید. مدیران به اتفاق مشاور دوره، کاروانی را تشکیل می‌دهند و در پی دستیابی به برنامه‌ای بلندمدت برای ساختن آینده سازمان، به حرکت در می‌آیند. مشاور به عنوان “بلدِ راه کاروان“، با تیم مدیران ارشد حرکت می‌کند و در زمان مناسب، مدیران را به تئوریها، مدلها و ابزار مناسب برای حرکت تجهیز می‌نماید و بدون دخالت در تصمیم‌گیریها، مراقبت می‌کند تا این حرکت، در چارچوب اصول علمی ادامه یافته و به نتیجه برسد. در طی دوره، سه گزارش مکتوب تدوین می‌شود.
مدل AMIF به طور معمول در چهار پریود شش‌ماهه اجرا می‌شود. در هر ماه یک جلسه پنج‌ساعته در محل شرکت تشکیل می‌شود و در بین جلسات نیز، مشاور، مدیران شرکت‌کننده در دوره را در انجام وظایفی که بر عهده می‌گیرند، هدایت و همراهی می‌کند.
- پریود اول- ایجاد زیربنای تئوریک(TOB): محور اصلی این پریود، ایجاد آمادگی دانشی و بینشی لازم در مدیران، برای فعالیتهای لازم بعدی است. در این پریود تئوریها و مدلهای اساسی مدیریتی، شامل پنج وظیفه مدیریت و پنج دیسیپلین سازمانهای یادگیرنده، با روشهایی مانند ارائه کنفرانسهای علمی و اجرای کارگاههای آموزشی توسط مدیران و با هدایت مشاور، آموخته می‌شود تا علاوه بر ایجاد تسلط نسبی مدیران بر این مدلها، این باور در ذهن آنها شکوفا شود که، مدیریت سازمانی، بر خلاف تصور رایج، تفکر و فعالیتی مهم و کلیدی است که می‌باید بر مبنای تئوری مشخص و مدل برخاسته از آن به اجرا درآید.
- پریود دوم- دستیابی به آرمان مشترک(SVP+TOB): محور اصلی کار در این پریود، خلق آرمان مشترک مدیران شرکت‌کننده در دوره، در باره سازمان است. فرایند خلق آرمان مشترک با بهره‌گیری از مهارت دایالوگ، طی می‌شود. حاصل این فرایند در گزارش پایانی این پریود، تحت عنوان “آرمان مشترک مدیران ارشد (ویرایش اول)” منتشر می‌شود، که شامل فرایند طی‌شده، جمله عمومی آرمان و ترجمه این جمله در ابعاد اجرایی سازمان است. در این گزارش، خطوط راهنمای اقدامات اساسی، برای حرکت سازمان از وضع موجود برای دستیابی به آرمان نیز درج می‌گردد.
- پریود سوم – ایجاد مدلهای ذهنی مشترک(SMMP+TOB): دستیابی به آرمان، زمانی تضمین می‌شود که مدلهای ذهنی افراد صاحب آرمان، متناسباً اصلاح شده باشد. فعالیت کانونی پریود سوم، همسوسازی مدلهای ذهنی موجود و خلق مدلهای ذهنی مشترک جدید درباره آرمان و راههای نیل به آن است، که از طریق دایالوگ اعضاء در نتایج حاصله از ترجمه جمله عمومی آرمان در ابعاد اجرایی سازمان، قابل دستیابی است. در انتهای این پریود، گزارش “آرمان مشترک مدیران ارشد (ویرایش دوم)” منتشر می‌شود.
- پریود چهارم – تدوین برنامه استراتژیک و نقشه استراتژی(SP&BSC+TOB): این پریود، اولین گام در مرحله عینیت‌بخشی به آرمان خلق‌شده است. پس از خلق آرمان مشترک و ترجمه این آرمان در ابعاد گوناگون سازمانی، که منجر به خلق اندیشه‌های نو در سازمان می‌گردد، نوبت آن است که این اندیشه‌ها، در برنامه‌هایی با گامها و اهداف کمی، نمود یابد. در پایان این پریود، گزارش “برنامه استراتژیک و نقشه استراتژی سازمان” منتشر می‌شود، که در آن مدیران خواهند گفت که، چگونه سازمان را به سوی نقطه آرمانی حرکت خواهند داد و با چه شاخصهایی، این پیشرفت را پایش و ارزیابی خواهند کرد.
پس از پایان پریود چهارم از مدل AMIF، برنامه استراتژیک سازمان مبتنی بر آرمان مشترک مدیران ارشد، و نیز نقشه استراتژی آماده اجرا می‌شود. برای تکمیل این مسیر و بستن حلقه تصمیم-اجرا که نقش جدایی‌ناپذیری در یادگیری سازمانی دارد،گونه هشت‌پریودی با نام اختصاری AMIF/MAMIF شکل اجرایی خود را پیدا کرده است. در این مدل، در پریود پنجم، برنامه عملیاتی بخشهای مختلف سازمان بر مبنای برنامه استراتژیک و نقشه استراتژی، و در پریود ششم، بودجه سالانه مبتنی بر برنامه عملیاتی، تهیه می‌شود. ایجاد زمینه وشرایط مناسب برای هرچه قوی‌تر اجراشدن برنامه‌ها، مبتنی برتفکرسیستمی که به مراحل شش‌گانه قبلی بازخور دهد و اصل بستن حلقه را محقق و در نتیجه فرایند یادگیری را در سطح سازمان و مدیریت آن به‌نحو عمیق‌تری پایه‌گذاری و تداوم بخشد، از اهم مأموریتهای پریودهای هفتم و هشتم است.
- آن‌چه در زیر می‌آید شرح فشرده‌ای از پریودهای مورد اشاره یعنی پریود پنجم تا هشتم است.
- پریود پنجم-برنامه‌ریزی عملیاتی (TOB+OP): به دنبال تهیه برنامه استراتژیک و طراحی نقشه استراتژی، قدم بعدی عملیاتی‌کردن آن است. در این پریود هریک از اهداف کمی در چارچوب سیاستهای وضع‌شده و با توجه به منابع مشخص‌شده، عملیاتی می‌شوند. این‌کار از طریق تکنیکهای مختلفی انجام می‌پذیرد که شناخته‌شده‌ترین آن تکنیکها عبارتند از: گانت چارت، GERT,PERT,CPM.
- پریود ششم-بودجه‌ریزی(TOB+ Bd): بودجه‌ریزی فرایند ترجمه برنامه عملیاتی به واحد مشترک پولی است. در این پریود بودجه‌های مورد نیاز برای انجام هریک از فعالیتهای مندرج در برنامه‌های عملیاتی، حاصله از پریود قبلی، تعیین می‌شود. با انجام بودجه‌ریزی فرایند برنامه‌ریزی به پایان می‌رسد.
- پریود هفتم-اجرای برنامه (TOB+Exe): اجرای برنامه شامل فرایندهای بزرگ سازمان‌دهی، تامین نیروی انسانی و رهبری است که بنا به اختصار، در مدل AMIF/MAMIF در یک بلوک نشان داده شده است.
- پریود هشتم-اجرای اصل بستن حلقه (CTL+JC): تحقق اصل بستن حلقه که نتیجه‌اش جاری‌شدن فرایند یادگیری در سه حلقه SLL، DLL، TLL است، ماموریت پریود هشتم است که زیربنای آغاز دور جدید اجرای AMIF/MAMIF است که خلق مجدد آرمان و متناسباً تدوین مجدد برنامه استراتژیک سازمان را به‌دنبال خواهد آورد. در این پریود به جای انتقال تئوریها و مدلهای پایه (TOB)، از ژورنال کلوب (JC) استفاده می‌شود که تضمین اجرای مدل در همگامی و همراهی با پیشرفت‌های دنیای مدیریت است.
هم‌چنان‌که ملاحظه می‌شود، بخشی از فعالیتهای هر پریود از پریودهای هشت‌گانه مدل AMIF/MAMIF را انتقال تئوریها تشکیل می‌دهند. اما مانند هر تئوری و یا مدل، تبدیل این تئوریها به یک رفتار، نیازمند تمرین و تکرار توسط فرد و یا جمع است. بدون تمرین‌های طراحی‌شده و هدف‌مند، نمی‌توان انتظار داشت که این اصول، جایگزین رفتارهایی شوند که افراد، از طریق جامعه و ارزشهای متداول آن، و نیز باورهای عمومی رایج، آموخته‌اند.
یکی از اقدامات مهم مشاور در به‌اجرا درآوردن این مدل، طراحی و اجرای کارگاههای یادگیری است که در آنها، فعالیتهایی برای درک بهتراصول وقوانین و نیز تمرین دراجرای آنها انجام می‌شود. عناوین کارگاههای یادگیری طراحی و اجراشده عبارتند از:
- کارگاه چیستی مدیریت
- کارگاه شکل‌دهی به مدل پنج‌وظیفه‌ای مدیریت
- کارگاه درک عمیق‌تر مدل مدیریت کلاسیک
- کارگاه یک‌پارچه‌سازی ابرسیستم مدیریت سازمانی
- کارگاه مدیریت مدلهای ذهنی
- کارگاه سیر تحول تفکر مدیریت در تاریخ و کاربردی‌کردن آن
- کارگاه خلق آرمان مشترک
- کارگاه ارتقاء مدل مدیریت شخصی
- کارگاه بررسی و ارزیابی ماتریس SWOT دوره قبلی با رویکرد یادگیری
- کارگاه دایالوگ
- کارگاه تفکر سیستمی در سه سطح: قوانین ، الگوهای اساسی و مدل کوه یخ
- کارگاه بررسی و ارزیابی خلق آرمان مشترک در افق قبلی
- کارگاه مشاوره و تعامل انسانها با یکدیگر مبتنی بر روش تحقیق در فرایند عمل (Action Research) با عنوان «بلد راه کاروان»
- کارگاه مدل شناسی و حرکت در مدل
بدون شک ایجاد تحولی عمیق و پایدار، مستلزم همسونمودن باورهای سازمانی منابع انسانی نسبت به تغییرات مطلوب، و نیز استقرار سیستمهای موردنیاز برای تسهیل در انجام فرآیندهای جدید است. مدل AMIF/MAMIF، وضعیت موجود مدیریت سازمانی را با تئوری و رویکرد یادگیری سازمانی درهم می‌آمیزد و چارچوبی را برای تحول و تعالی سازمانی از مدیریت سنتی به همگام‌شدن با مکتب یادگیری مدیریت فراهم می‌آورد. در اجرای این مدل، مشاور به‌عنوان بلد راه کاروان (CBR)، مدیران را در طی این مسیر پرچالش همراهی می‌نماید. نمودار زیر جایگاه مدل AMIF/MAMIF و نیز روش مشاوره CBR را در تحول و تعالی سازمانی نشان می‌دهد.
به این منظور، پس از پریود چهارم و هم‌زمان با شروع پریود پنجم (تدوین برنامه عملیاتی)، زیرسازی حرکت دیگری در سطح سازمان تحت عنوان “دوره تحول و تعالی سازمانی مبتنی بر AMIF/MAMIF” آغاز می‌شود. در این دوره، متناسب با برنامه تدوین‌شده و نیاز سازمان، چند فعالیت از مجموعه فعالیتهای زیر به اجرا درمیآید:
- اجرای دوره مبانی مدیریت و سازمان یادگیرنده برای چند گروه 15 نفری از کارکنان
- ادامه اجرای کارگاههای دوره برای تیم مدیران ارشد
- تکمیل و تعمیق کنفرانسهای علمی (تئوریها و مدلها)
- ترویج و اشاعه آرمان و فرآیند آرمان‌گذاری در سطح سازمان
- اجرای دوره تئوری- کارگاهی مدیریت و رهبری مبتنی بر AMIF/MAMIF برای چند گروه ده‌نفری
- توسعه مدل AMIF/MAMIF به سطح دوم و سوم مدیریت
- اجرای کارگاههای مختلف طرح تحول و تعالی برای تیمهای سطح دوم و سوم مدیریت متناسباً (مثال: کارگاه مدیریت مدلهای ذهنی)
- هدایت علمی و عملی جلسات گفتگوی تیم مدیران ارشد در موضوعات و مسائل مبتلابه
- شناسائی و توسعه سیستمها و ساختارهای مورد نیاز (مثال: سیستم برنامه‌ریزی عملیاتی)
- گسترش تفکر سیستمی درگستره سازمان: زمینه ساز تربیت نسل آینده مدیران و تیمهای مدیریتی و کارشناسی
مدل AMIF/MAMIF ویا بخشهائی از آن تا کنون در سازمانهای متعددی در سه صنعت بزرگ و زیربنایی برق، پتروشیمی و پالایش و پخش به اجرا درآمده و یا در حال اجرا است. فهرست این شرکتها در صفحه مشتریان سایت قابل مشاهده است.
” برای من به عنوان استاد رشته مدیریت و رئیس کنفرانس بین‌المللی مدیریت، بسیار دلپذیر است که می‌بینم یک مدل مدیریتی که توسط یک دانش‌آموخته ایرانی توسعه داده شده است، چنین تائیدی را از مدیران عامل شرکتها در صنایع مختلف دریافت کرده است. از طرف اعضای کمیته‌های علمی و صنعتی کنفرانس، به شما بابت طراحی ، توسعه و اجرای موفقیت‌آمیز مدل تبریک می‌گویم.”
ترجمه بخشی از نامه آقای دکتر مشایخی رئیس کنفرانس بین‌المللی مدیریت – 1385/11/1
” به عنوان یک مدیر با سابقه 14 ساله در سطح مدیریت ارشد صنعت برق، بر نیاز جدی مدیران به برخورداری از مهارتهای ایجاد هماهنگی ذهنی و خلق آرمان مشترک تاکید می‌کنم……..نکته بارز این مدل در برابر سایر مدلها و روشهای موجود، وجود فرایندی در آن است که هماهنگی ذهنی و مشترک کردن آرمان شرکت‌کنندگان، به‌طور طبیعی و بدون زحمت به انجام می‌رسد. “
ترجمه بخشی از نامه آقای دکتر احمدیان معاون سابق وزیر نیرو در امور برق به اساتید راهنمای آقای عجمی در دوره PhD –1383/10/9
“[ دوره AMIF ]که با هدایت علمی و عملی جنابعالی از حدود چهار سال قبل در سطح مدیران شرکت آغاز گردید و اینک در سطح تمامی پرسنل شرکت گسترده شده، نقشی بزرگ و غیر قابل انکار ایفا نموده است و زمینه‌ای قوی برای انجام کارهای بزرگتر بوجود آورده که ثمره اولیه آن در سرآمد کردن شرکت پتروشیمی بندر امام می‌باشد که در ارزیابی‌های انجام‌شده توسط ارزیابان EFQM اروپا تجلی نموده است.”
آقای مهندس نژادسلیم مدیرعامل سابق شرکت پتروشیمی بندر امام – نامه مورخ 27/09/85 به مناسبت دریافت تندیس برنز EFQM از شرکت OQS
